CHCIAŁBYŚ DOWIEDZIEĆ SIĘ WIĘCEJ?
WYPEŁNIJ FORMULARZ »

`ZADZWOŃ:
+48 696 318 112

Na podstawie art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W praktyce oznacza to konieczność tworzenia odrębnych dla każdego pracownika akt osobowych. Od 1 stycznia 2019 r. zaczęły obowiązywać nowe zasady postępowania z dokumentacją pracowniczą.

Prowadzenie akt osobowych

Wg Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej akta powinny składać się z czterech części:

Część A – zawierająca dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowanie na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich;

Część B – część akt osobowych zawierająca dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, np. umowa o pracę, karta szkolenia BHP, oświadczenia pracownika;

Część C – część, w której znajdują się dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, np. wypowiedzenie umowy, rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, kopie świadectwa pracy;

Część D – nowa, wyodrębniona z części B, zawierająca dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, np. odpisy zawiadomienia o ukaraniu.

Utworzenie części D, w celu wyodrębnienia dokumentów związanych z karami porządkowymi, jest dużym ułatwieniem dla osób odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentów pracowniczych w firmie. Przepisy nakazują obowiązek skutecznego i nieodtwarzalnego usunięcia z akt osobowych informacji o karze po roku nienagannej pracy pracownika.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym. Każda z czterech części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Rozporządzenie dopuszcza przechowywanie powiązanych ze sobą tematycznie dokumentów z części A, B, C w wydzielonych częściach przyporządkowując im odpowiednie oznaczenia A1, B1, C1 i kolejne, np. w wydzielonej części B1 przechowujemy dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, w części B2 dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego itd. W tym przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dotyczy każdej z wydzielonych części.

Akta osobowe w formie elektronicznej

Do tej pory akta osobowe mogły być przechowywane tylko w formie papierowej. Od stycznia 2019 r. pracodawca może zdecydować czy chce prowadzić akta w formie elektronicznej czy papierowej. Może zdecydować się także na formę mieszaną.

Digitalizacja akt osobowych

Pracodawca, który chcę przejść na formę elektroniczną może zrobić to w dowolnym momencie. Taką decyzję może podjąć także w stosunku do akt pracowników, których już nie zatrudnia, ale których akta nadal przechowuje. W tym przypadku niezbędne będzie odpowiednie oprogramowanie spełniające kryteria techniczne wymienione w Rozporządzeniu oraz kwalifikowany podpis lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna, mające na celu uwierzytelnienie zeskanowanych dokumentów.
Rozporządzenie zakłada także możliwość digitalizacji dokumentów wytworzonych w formie tradycyjnej i dołączanie ich do elektronicznych teczek pracowniczych jako e-dokumentów.

Okres przechowywania dokumentów pracowniczych

Do końca 2018 roku dokumentacje pracowniczą należało przechowywać 50 lat, licząc od roku następnego, w którym ustał stosunek pracy. Od 2019 roku okres ten uległ skróceniu i dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku czas przechowywania akt osobowych wynosi 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych wcześniej okres ten nadal wynosi 50 lat.

Zgodnie z Ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją dopuszcza się możliwość skrócenia okresu przechowywania do 10 lat dla pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. (zarówno obecnie zatrudnionych jak i zwolnionych). Warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowników będzie złożenie przez pracodawcę do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniał w latach 1999-2018 oraz raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniodawców z lat 1999-2018. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych będzie zobowiązany przechowywać akta osobowe przez 50 lat.

Od 1 stycznia w przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy pracodawca ma obowiązek, wraz ze świadectwem pracy, wydać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odebrania jej do końca miesiąca następującego po upływie okresu przechowywania lub o jej zniszczeniu w razie nieodebrania w wyznaczonym czasie. Rozporządzenie precyzuje, że pracownik może na wniosek odebrać kopię swojej dokumentacji (w formie elektronicznej lub tradycyjnej w zależności od formy jej przechowywania).

© 2018 MW agencja