Twoja firma się rozwija, a wraz z tym rozrasta się wytwarzana dokumentacja. Dostrzegasz potrzebę zorganizowania archiwum w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Krok 1 – Lokal archiwum
Należy zacząć od oszacowania ilości przechowywanej dokumentacji. Szacunkowe ilości podpowiedzą nam jaki metraż powinno mieć pomieszczenie archiwalne. Jeżeli planujemy zaadaptować na potrzeby archiwum istniejące już pomieszczenie, należy sprawdzić wiele czynników od wytrzymałości stropów (w przypadku pomieszczeń na piętrach) po poziom temperatury i wilgotności (nie wolno narażać dokumentów na zalanie czy zawilgocenie).
Krok 2 – Wyposażenie archiwum
Podstawę wyposażenia archiwum stanową regały i zamykane szafy, które posłużą do przechowywania dokumentów. W zależności od wielkości archiwum i możliwości finansowych możemy zdecydować się na tradycyjne regały, bądź regały przesuwne (jezdne). Plusem pierwszego rozwiązania są dużo mniejsze koszty. Korzyścią zastosowania regałów przesuwnych jest zdecydowana oszczędność miejsca. Dodatkowym elementem wyposażenia jest sprzęt. Chcąc stworzyć nowoczesne archiwum niezbędny będzie komputer wyposażony w odpowiednie oprogramowanie, które umożliwi szybkie wyszukiwanie dokumentów, czy skaner potrzebny przy digitalizacji dokumentów.
Krok 3 – Archiwista
Posiadanie archiwum nierozerwalnie wiąże się z dbałością o magazynowane dokumenty. Ważne jest zarówno bieżące przyjmowanie dokumentów z poszczególnych działów firmy, dbanie o prawidłowe zabezpieczanie, jak i regularne wydzielanie dokumentów do niszczenia. W zależności od potrzeb firma może zatrudnić archiwistę lub powierzyć bieżącą opiekę nad archiwum firmie zewnętrznej. W przypadku małych składnic akt dobrym rozwiązaniem jest organizowanie corocznego porządkowania w archiwum, podczas którego wykwalifikowana kadra zadba o zewidencjonowanie dokumentów i wydzielenie do brakowania tych, których termin przechowywania minął.