Aby uzyskać zgodę Archiwum Państwowego na niszczenie dokumentów, istnieje kilka kluczowych kroków i procedur, które warto przestrzegać. Poniżej przedstawiamy szczegółowy przewodnik, który może pomóc w skutecznym przejściu przez ten proces.
Sprawdź lokalne przepisy i wytyczne:
Zanim złożysz wniosek, sprawdź, czy istnieją konkretne przepisy lub wytyczne dotyczące przechowywania i niszczenia dokumentów w Twojej instytucji. Archiwa Państwowe działają zgodnie z regulacjami, obejmując nadzorem archiwalnym państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne. Upewnij się, że jesteś zaznajomiony z obowiązkami dotyczącymi utworzenia, prowadzenia, gromadzenia i zabezpieczania dokumentacji archiwalnej oraz niearchiwalnej.
Przygotuj spis dokumentów do zniszczenia:
Opracuj precyzyjny spis dokumentów, które mają być zniszczone. Upewnij się, że spis jest zgodny z obowiązującymi przepisami i jasny. Wyróżnij komórki organizacyjne, z których pochodzą akta, i umieść teczki o tym samym tytule pod jedną pozycją.
Skonsultuj się z archiwistą:
Umów się na spotkanie lub skontaktuj się drogą mailową z archiwistą Archiwum Państwowego, aby uzyskać informacje dotyczące procedur i wymagań dotyczących niszczenia dokumentów.
Przygotuj wniosek:
Opracuj formalny wniosek o zgodę na niszczenie dokumentów. Wniosek powinien zawierać informacje na temat rodzaju dokumentów, dat skrajnych dokumentów, ilości jednostek, metrów bieżących oraz podstawę kwalifikowania dokumentacji niearchiwalnej.
Złożenie wniosku:
Dostarcz wniosek do Archiwum Państwowego wraz z dwoma egzemplarzami spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na brakowanie. Upewnij się, że wniosek spełnia wszelkie obowiązujące przepisy. Możesz go złożyć drogą pocztową, mailową lub za pomocą platformy ePuap.
Oczekiwanie na decyzję:
Po złożeniu wniosku, pozostaje oczekiwanie na decyzję Archiwum Państwowego. Czas oczekiwania może się różnić w zależności od jurysdykcji i obciążenia administracyjnego.
Przestrzeganie decyzji:
Jeśli otrzymasz zgodę, surowo przestrzegaj warunków nałożonych na proces niszczenia dokumentów. Zgoda potwierdzi, że spis dokumentacji nie zawiera materiałów archiwalnych, ale może również wskazać pozycje, które należy wyłączyć z brakowania i przedłużyć czas ich przechowywania.
Ważne jest, aby zawsze przestrzegać obowiązujących przepisów, procedur i wskazówek uzyskanych od archiwistów lub specjalistów ds. archiwizacji, zapewniając zgodność z prawem i odpowiednimi standardami.
Autor wpisu:
Angelika Burak
Absolwentka kierunku studiów archiwistyka i zarządzanie dokumentacją na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu. Do zespołu MW Archiwa dołączyła w 2023 roku. Specjalizuje się w ewidencjonowaniu dokumentacji, bieżącej obsłudze archiwów oraz w opracowywaniu normatywów kancelaryjno – archiwalnych. Interesuje się nowoczesnymi rozwiązaniami usprawniającymi pracę w archiwum.