Autor wpisu:
Marek Witkowski
Ja i firma, którą prowadzę działa w branży od 10 lat. W tym czasie zrealizowaliśmy setki zleceń, zdobywając wiedzę i doświadczenie. Specjalizuje się w optymalizacji procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją. Z przyjemnością podzielę się z Tobą wiedzą i doświadczeniem.
Coraz więcej firm decyduje się na przechowywanie faktur tylko w formie elektronicznej. Często wątpliwości budzi możliwość archiwizowania i przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej. Czy faktury papierowe można przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej?
Przechowywanie dokumentów księgowych
Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Terminy przechowywania dokumentacji księgowej, wskazane w ustawie o rachunkowości, co do zasady obliczane są od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dana dokumentacja dotyczy i wynoszą nie mniej niż 5 lat.
W myśl ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowe.
Stosownie do art. 106m ust. 1 i ust. 4 ustawy o VAT nakłada na podatnika obowiązek określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Podatnik powinien więc stosować zabezpieczenia uniemożliwiające modyfikacje treści faktur. Można to zrobić zapisując faktury w odpowiednim formacie lub szyfrując dane.
Kontrole biznesowe – czym są?
Jak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6.11.2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.472.2020.2.KP pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.
Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.
Wiarygodna ścieżka audytu
Czym jest „wiarygodna ścieżka audytu”? To związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami, który jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedlający procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.
Można, nie można?
Powyższe oznacza, że można przechowywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej. Również te otrzymane w formie papierowej jeżeli spełnione są opisane wyżej warunki. Należy zaznaczyć, że zniszczenie papierowych faktur po ich utrwaleniu w formie elektronicznej nie wpływa na prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na tych fakturach.