Działalność każdego podmiotu, czy osoby prywatnej opiera się na obrocie dokumentami. Ilość dokumentów powoduje, że oddzielamy te potrzebne od mało istotnych, segregujemy, opisujemy i przechowujemy. Wszystko po to, by móc jak najszybciej uzyskać dostęp do niezbędnych informacji.

Archiwizacja dokumentów – co to właściwie znaczy?

Archiwizacja dokumentów to nic innego, jak ich porządkowanie według określonych przepisów prawa, zasad i procedur wewnętrznych. Archiwizacja ma na celu klasyfikację i zabezpieczenie dokumentów w celu właściwego przechowywania. W swojej ogólnej formie pojęcie archiwizacji łączy się ze składowaniem dużej ilości różnych zasobów. Archiwizacja nie jest zadaniem jednorazowym, ale procesem ciągłym – prawidłowo prowadzona pozwala na pełną kontrolę dokumentów.

Kto powinien archiwizować dokumenty?

Różne rodzaje dokumentów należy przechowywać przez określony przepisami czas, np. dokumenty księgowe przechowujemy przez okres co najmniej 5 lat, od momentu zakończenia roku podatkowego. Należy mieć świadomość, że niespełnienie obowiązku przechowywania dokumentów przez określony czas, naraża nas na konsekwencje prawe. W swojej pracy często spotykam się z pytaniem – „Dlaczego musimy archiwizować dokumenty?”. To trafnie zadane pytanie. Nikt nie pyta mnie dlaczego musimy je przechowywać. Na początku pracy zawodowej nie do końca rozumiałem zdziwienie wynikające z konieczności wykonania prac archiwizacji dokumentów. Działalność firm, organizacji, instytucji i osób prywatnych opiera się na obrocie dokumentami. Każdy z nas ma swoją teczkę, segregator, półkę, bądź szafę w której gromadzi dokumenty. I dopóki mamy na nie miejsce, nie mamy problemu z ich przechowywaniem. Jeśli przestajemy kontrolować wytwarzaną dokumentację i zaczyna brakować nam miejsca – wówczas zwracamy się z do specjalistów z prośbą o pomoc.

Dokumenty często traktowane są jako efekt uboczny wykonywanej przez nas pracy, naszej działalności usługowej, wytwórczej, produkcyjnej. Tworzenie dokumentów nie jest celem samym w sobie, ale jest nieodłącznym elementem każdego procesu. Tworzymy je, gromadzimy i przechowujemy. Dokumenty są obrazem działalności organizacji. Małe, kilkuosobowe organizacje zwykle nie borykają się z tematem archiwizacji dokumentów. Dlaczego? Bo wytwarzają ich zbyt mało, aby w ogólnym ujęciu ich funkcjonowania stanowiły problem. Większe, prężnie działające wytwarzają ich tak dużo, że pracownicy nie są w stanie sami panować nad ich przechowywaniem. Po pierwsze, z powodu braku miejsca na stanowisku pracy, po drugie bo informacje w nich zawarte często są służą innym komórkom organizacyjnym.

Korzyści z archiwizacji dokumentów

Archiwizacja dokumentów pozwala na oszczędność czasu, usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy oraz podniesienie jakości funkcjonowania firmy, organizacji bądź instytucji.

Prawidłowe archiwizowanie dokumentów stanowi gwarancję ich bezpieczeństwa, umożliwia uprawnionym organom pełną kontrolę, pracownikom szybki dostęp. Administracja każdej firmy, instytucji i organizacji jest kluczową kwestią jej funkcjonowania i tym może stanowić o jej dalszym rozwoju. Prawidłowe prowadzenie archiwizacji dokumentów to proces, który stanowi o poziomie bezpieczeństwa. Archiwizacja dokumentów zwalnia przestrzeń, pozwala wyselekcjonować niepotrzebne dane, a czas spędzony na jej segregowaniu, pracownicy mogą przeznaczyć na działania tworzące wartość dla przedsiębiorstwa.