Informacja to jeden z najcenniejszych zasobów w dzisiejszym świecie. Zarządzanie dokumentami, zawierającymi mnóstwo danych należy do istotnych obszarów działania każdej organizacji. Niezależnie od jej wielkości i obszaru działania. Zatem jak zachować porządek w dokumentach, aby ułatwiał nam pracę?
W wielkim skrócie opowiem jak w 3 krokach ułatwić sobie pracę z dokumentami w organizacji, w której pracujemy. Zaczynamy.
Po pierwsze, regulacje prawne
Nieustannie rośnie liczba regulacji prawnych dotyczących przechowania danych i dokumentów. Piszę o tym bo często w swojej pracy z Klientami zauważam, że nowe regulacje prawne traktowane się jako utrudniane dotychczasowych zasad pracy z dokumentacją. To nie tak, że ktoś chce nam coś utrudnić. Traktujmy prowadzenie, porządkowanie i przechowywanie dokumentów nie tylko jako ustawową konieczność, lecz jako jedne z najważniejszych obszarów naszej działalności w organizacji. Pamiętajmy, że dokumentacja z którą pracujemy lub wytwarzamy jest często jedynym zapisem naszej zawodowej działalności. Jeśli mamy uporządkowane dokumenty to oszczędzamy miejsce i czas, swój i naszych współpracowników.
Po drugie, przechowywanie dokumentów
Przechowywanie dokumentów to jeden z najbliższych mi obszarów działalności zawodowej. Zawsze poświęcam temu etapowi życia dokumentów najwięcej uwagi. Cieszy mnie jak organizacja przechowuje dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami i dobrymi praktykami. Niezależnie od tego czy przechowujecie dokumenty w segregatorach, kartonach archiwalnych lub innych opakowaniach do archiwizacji pamiętajcie o kilku podstawowych zasadach. Segregatory zawsze powinny być opisane zgodnie z instrukcją, procedurą lub ustaleniami wewnętrznymi – najlepiej na grzbiecie. Dokumenty w segregatorach układajcie chronologicznie. Ograniczcie używanie zszywaczy i folijek.
Twórzcie pomoce ewidencyjne – prostą bazę danych, która zawiera podstawowe informacje dotyczące przechowywanych dokumentów – tytuł teczki, daty, opis zawartości, czas przechowywania i miejsce przechowywania.
Po trzecie, niszczenie dokumentów
Jeżeli prawidłowo wykonujecie swoją pracę nie będziecie mieli z tym kłopotu. Niestety wiele organizacji z którymi współpracujemy na problem z narastającą dokumentacją. Nie wie, że przechowuje dokumenty, których okres przechowywania już dawno minął… a jeśli nawet wie, to przechowuje je tak długo dopóki starczy miejsca. Przyczyną takiego stanu rzeczy są zaniechania w obszarach, które opisuję powyżej. Nie martwcie się, od tego jesteśmy my, żeby Wam pomóc. Ale do rzeczy, jeżeli okres przechowywania minął i dokumenty utraciły praktyczne znaczenie dla organizacji nie bójcie się ich niszczyć. Możecie to zrobić sami lub zlecić profesjonalistom – polecam to rozwiązanie. Jest bezpieczniejsze, nie zajmuje pracowników i nie wymaga zakupu lub serwisu urządzeń niszczących. Przekazujecie dokumenty do niszczenia i zyskujecie miejsce.
Autor wpisu:
Marek Witkowski
Ja i firma, którą prowadzę działa w branży od 10 lat. W tym czasie zrealizowaliśmy setki zleceń, zdobywając wiedzę i doświadczenie. Specjalizuje się w optymalizacji procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją. Z przyjemnością podzielę się z Tobą wiedzą i doświadczeniem.