Kategoria archiwalna jest kluczowym systemem oznaczania przechowywanej dokumentacji, zapewniającym klarowność i skuteczność zarządzania archiwami. W ramach tego systemu używamy różnych symboli, które precyzyjnie określają status i dalsze losy dokumentów.
- Symbolem „A” oznaczamy dokumentację stanowiącą materiały archiwalne. Te dokumenty są przechowywane na stałe, a instytucje odpowiedzialne za ich tworzenie są pod nadzorem archiwalnym.
- Symbolem „B” oznaczamy dokumentację, która nie kwalifikuje się jako materiały archiwalne. W przypadku symbolu „B” z dodaniem cyfr arabskich, takich jak B5, B10, B25, B50, określamy czasowe znaczenie dokumentacji. Po upływie tego czasu dokumentacja przestaje mieć ważność i podlega procesowi brakowania. Okres przechowywania, oznaczony cyframi arabskimi, liczony jest w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym załatwieniu sprawy.
- Symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich, np. BE5, BE10, BE25, BE50, oznaczamy dokumentację, która po upływie określonego czasu przechowywania podlega ekspertyzie, czyli ponownemu sprawdzeniu przez archiwistę z archiwum państwowego.
- Symbolem „Bc” oznaczamy dokumentację o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, przechowywaną przez okres krótszy niż rok. Zazwyczaj jest ona archiwizowana do końca roku kalendarzowego, w którym została wytworzona.
Dzięki tym jasnym oznaczeniom, system kategorii archiwalnej umożliwia efektywne zarządzanie dokumentacją, a także precyzyjne określenie terminów przechowywania i procedur z nią związanych.
Autor wpisu:
Angelika Burak
Absolwentka kierunku studiów archiwistyka i zarządzanie dokumentacją na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu. Do zespołu MW Archiwa dołączyła w 2023 roku. Specjalizuje się w ewidencjonowaniu dokumentacji, bieżącej obsłudze archiwów oraz w opracowywaniu normatywów kancelaryjno – archiwalnych. Interesuje się nowoczesnymi rozwiązaniami usprawniającymi pracę w archiwum.